Im Management sucht man kontinuierlich nach innovativen Ansätzen für betriebliche Exzellenz.

Für die Optimierung des Digital Workplace spielt künstliche Intelligenz (KI) und Automatisierung eine zentrale Rolle.

In diesem Beitrag behandeln wir die Schlüsselrolle von Vorlagen-Software, um Arbeitsabläufe rund um Firmendokumente zu transformieren und einen agilen & effizienten digitalen Arbeitsplatz zu schaffen.

Was ist ein Digital Workplace?

Der Begriff 'Digital Workplace' ist mehr als nur ein Modewort – besonders seit der Corona-Pandemie, als viele begannen, von zu Hause aus zu arbeiten.

Der digitale Arbeitsplatz umfasst alle Technologien, die Mitarbeiter benötigen, um ihre Aufgaben erfolgreich und effizient zu erfüllen.

Er ist die virtuelle Form des physischen Büros und soll die digitale Kommunikation und Zusammenarbeit über geografische und zeitliche Grenzen hinweg sicherstellen.

Plattformen wie Microsoft 365 werden immer beliebter, da sie nicht nur die Flexibilität der Arbeitsumgebung verbessern, sondern auch unterschiedlichste Arbeitsstile und Präferenzen unterstützen.

4 Trends, welche den Digital Workplace formen

Die Landschaft des digitalen Arbeitsplatzes wird durch vier zentrale Schlüsseltrends geprägt:

• Die verstärkte Nutzung von Cloud-Services
• Der Einsatz künstlicher Intelligenz
• Die Automatisierung von Arbeitsabläufen
• Die Nutzung mobiler Lösungen, die standortunabhängiges Arbeiten ermöglichen

Es gibt eine Technologie zur Verwaltung von Unternehmensvorlagen, die alle vier Trends in einer einzigen Lösung integriert. Diese Vorlagen-Software unterstützt und befähigt diese Trends.

Das Must-Have für betriebliche Exzellenz

Der Digital Workplace macht nicht vor der Unternehmenskommunikation halt. Firmendokumente werden auf den Prüfstand gestellt, inkonsistente, unattraktive und fehlerhafte Kommunikation gegenüber Kunden oder Stakeholdern sind schlicht inakzeptabel.

In diesem Kontext wird eine Vorlagen-Software zu einem unverzichtbaren Werkzeug, das nicht nur die Konsistenz und Effizienz der Firmendokumente garantiert, sondern auch die Zusammenarbeit und den Informationsfluss nahtlos integriert.

Unternehmen, die sich an die Dynamik des digitalen Zeitalters anpassen, erleben eine Transformation ihrer Kommunikationsstrategien, die durch präzise und professionell gestaltete Vorlagen verstärkt wird.

Die Herausforderungen beim digitalen Arbeitsplatz sind vielfältig, doch primedocs, unsere Vorlagen-Software, meistert diese 'Out of the Box':

Digital Workplace Transformation: Erfolgsbeispiele mit Vorlagen-Software

Im digitalen Arbeitsplatz ist primedocs nicht einfach eine Option, sondern eine Notwendigkeit, dass zeigen vorliegende Beispiele:

KIBAG, ein führendes Unternehmen in der Schweizer Baustoff- und Konstruktionsbranche, meisterte den Übergang zu einer neuen Microsoft Office Version mithilfe einer PrimeSoft Vorlagenlösung, die nahtlos in ihren digitalen Arbeitsplatz integriert wurde.

Die Software, die für ihre Stabilität und intuitive Bedienbarkeit bekannt ist, verbesserte die Dokumentenerstellung und -verwaltung signifikant und unterstützte KIBAG dabei, bestehende Prozesse wie SharePoint-Verknüpfungen für Angebotsbeilagen effizient zu managen.

Dieser technologische Fortschritt, realisiert in nur neun Wochen für 650 Lizenzen, optimierte den digitalen Arbeitsalltag bei KIBAG erheblich.

Im Zeitalter des Digital Workplace hat OBT, ein führendes Beratungsunternehmen, einen bedeutenden Schritt nach vorne gemacht, indem es sich für die primedocs Vorlagen-Software von PrimeSoft entschied.

Diese fortschrittliche Lösung revolutioniert die Dokumentenverwaltung, indem sie ein veraltetes System ersetzt und die Einhaltung des Corporate Designs in allen Microsoft-Dokumenten automatisiert.

Dadurch wird das manuelle Formatieren überflüssig und gewährleistet, dass jedes Dokument die Marke konsequent reflektiert. Mit primedocs erleben OBT-Mitarbeiter eine optimierte und beschleunigte Dokumentenerstellung, die perfekt in den digitalen Arbeitsplatz integriert ist.

Die Software verwaltet nahtlos Designelemente wie Logos, Farben und Schriftarten und adressiert so effektiv die komplexen Anforderungen an das Vorlagenmanagement in einem vielfältigen Unternehmensumfeld.

Vorteile der Einführung einer Vorlagen Software

Die Einführung von Vorlagen-Software bringt zahlreiche Vorteile für den digitalen Arbeitsplatz mit sich:

Mehr Vertrauen bei Kunden und Stakeholdern durch einheitlichen Markenauftritt

Ein einheitliches Erscheinungsbild auf Knopfdruck: Bei der Erstellung von Microsoft 365 Dokumenten verwenden Ihre Mitarbeitende über alle Abteilungen hinweg automatisch die richtigen Corporate Design Elemente. Dies ermöglicht Ihrem Unternehmen ein hohes Mass an Konsistenz, Qualität und Vertrauen in allen Interaktionen mit Kunden, Stakeholdern und Partnern.

Maximale administrative Produktivität

primedocs beendet das teure und zeitraubende Vorlagenchaos im Unternehmen, indem es die Identifizierung und Umsetzung von Richtlinien für Firmendokumente vereinfacht. Dadurch können sich Mitarbeiter wieder auf ihre Kernaufgaben konzentrieren, während primedocs zahlreiche Prozesse rund um Microsoft 365 Dokumente vereinfacht, automatisiert und beschleunigt.

Mitarbeiter*innen profitieren 100% Anwenderfreundlichkeit

Das händische Anpassen von alten Dokumenten und Vorlagen ist nicht nur zeitaufwändig, sondern es passieren auch schnell Fehler. Sie arbeiten in Ihrer vertrauten Microsoft 365 Umgebung und finden sich in Windeseile zurecht. Sie vereinfacht die Zusammenarbeit und verbessert die Kommunikationsflüsse zwischen Teams und Kunden.

Die Anpassungsfähigkeit und Skalierbarkeit machen primedocs zu einem unverzichtbaren Werkzeug für Unternehmen, die mit digitalen Prozessen betriebliche Exzellenz erreichen wollen.

In den folgenden Abschnitten werden die Vorteile von primedocs in Bezug auf digitale Arbeitsumgebungen demonstriert, wie sie die Effizienz steigern und die Arbeit in Microsoft Office-Anwendungen vereinfachen:

3 Vorteile der primedocs Word-Funktionen im Digital Workplace

1. Standardisierung der Kommunikation

Durch die Möglichkeit in primedocs Word, zentral festgelegte oder individuell erstellte Textbausteine zu verwenden, wird eine konsistente und einheitliche Kommunikation über verschiedene Teams und Standorte hinweg gewährleistet. Dies trägt dazu bei, das Markenimage des Unternehmens zu stärken und Missverständnisse durch fehlerhafte Kommunikation zu vermeiden.

2. Sicherheit und Genauigkeit

Ein abteilungsspezifisches Zugriffssystem in primedocs Word sorgt dafür, dass nur autorisierte Teams Zugang zu bestimmten Textbausteinen oder Vorlagen haben. Dies schützt sensible Informationen und gewährleistet die Genauigkeit der Kommunikation, indem es verhindert, dass ungeeignete oder veraltete Formulierungen verwendet werden.

3. Effizienzsteigerung im Informationsfluss

Die leichte Integrierbarkeit der Textbausteine per Drag & Drop vereinfacht und beschleunigt den Prozess der Dokumentenerstellung. Dies spart wertvolle Arbeitszeit und ermöglicht es den Mitarbeitern, sich auf andere wichtige Aufgaben zu konzentrieren, wodurch die gesamte Unternehmenseffizienz gesteigert wird.

Hier finden Sie das entsprechende Anwendungsvideo für Textbausteine in Microsoft Word:

3 Vorteile der primedocs PowerPoint-Funktionen im Digital Workplace

1. Geschwindigkeit in der Präsentationserstellung

Durch automatische Designanpassungen und die Integration von Inhalten aus anderen Anwendungen ermöglicht primedocs PowerPoint eine erheblich beschleunigte Erstellung von Präsentationen. Dies spart Zeit und vereinfacht die Dokumentenverwaltung, sodass Mitarbeiter sich schneller anderen Aufgaben widmen können.

2. Einheitliches Unternehmensbild

primedocs PowerPoint sorgt für die konsequente Umsetzung des Corporate Designs, indem es Schriften, Farben und visuelle Elemente standardisiert. Dies trägt zu einem professionellen Erscheinungsbild bei jeder Präsentation bei und stärkt die Markenidentität des Unternehmens.

3. Erweiterte Zugänglichkeit und Mobilität

Die Möglichkeit, Präsentationen über verschiedene Plattformen und Geräte hinweg zu bearbeiten und zu teilen, unterstützt das mobile Arbeiten und fördert die Teamzusammenarbeit. Mitarbeiter können unabhängig von ihrem Standort effektiv zusammenarbeiten und haben stets Zugriff auf die neuesten Präsentationsmaterialien.

Hier finden Sie das entsprechende Anwendungsvideo für PPT Paremeter in Microsoft PowerPoint:

3 Vorteile von primedocs Outlook im Digital Workplace

1. Konsistenz in der Kommunikation

Zentral definierte E-Mail-Signaturen in primedocs Outlook garantieren, dass alle ausgehenden E-Mails einheitlich gestaltet sind, was das professionelle Image des Unternehmens stärkt und konsistent kommuniziert.

2. Effizienzsteigerung

Durch die Automatisierung der Signaturanpassungen durch primedocs werden Zeit gespart und menschliche Fehler minimiert. Mitarbeiter müssen ihre Signaturen nicht manuell aktualisieren, was administrative Prozesse vereinfacht.

3. Verstärkte Marketingwirkung

Die zentrale Steuerung von E-Mail-Werbekampagnen ermöglicht es, Marketingbotschaften kohärent und effektiv über ausgwählte Abteilungen und Standorte hinweg zu kommunizieren. Dies verbessert die Reichweite und Konsistenz von Marketinginitiativen.

Hier finden Sie das entsprechende Anwendungsvideo für Signaturen in Microsoft Outlook:

Haben Sie sich überlegt, wie viel Zeit Sie sparen könnten, wenn jede E-Mail-Antwort um bis zu 50% effizienter wäre? Lesen Sie unseren Beitrag zu Innovation in der Unternehmenskommunikation mit Outlook Vorlagen.