Ein Textbaustein ist ein vorgefertigter Textabschnitt, der wiederverwendet werden kann, um Konsistenz und Effizienz in Dokumenten zu gewährleisten.

Textbausteine sind besonders nützlich, um häufig verwendete Phrasen, Absätze oder ganze Dokumente schnell und fehlerfrei einzufügen.

Bild: Schnellbausteine in Microsoft Word

Was bietet Microsoft «Out of the Box»?

Microsoft Office bietet sogenannte Schnellbausteine, eine spezielle Funktion, die es ermöglicht, Textpassagen zu speichern und einzufügen. Doch diese Lösung hat einige Nachteile, die primedocs behebt.

Fünf Textbaustein-Probleme mit der Microsoft Office Standardlösung

1. Unorganisierte Speicherung

   Die Schnellbausteine-Funktion in Microsoft Office speichert Inhalte oft unorganisiert. Nutzer finden es schwierig, ihre Bausteine effizient zu organisieren und schnell wiederzufinden.

2. Inkonsistente Nutzung

   Unterschiedliche Mitarbeiter können Schnellbausteine unterschiedlich verwenden, was zu inkonsistenten Dokumenten führt. Dies betrifft auch Schriften, Farben und andere Formatierungen.

3. Lokale Aktualisierung

   Änderungen an den Schnellbausteinen müssen lokal vorgenommen werden, was bedeutet, dass nicht sichergestellt ist, ob alle Nutzer die aktuellsten Versionen verwenden.

4. Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten

   Die Anpassungsmöglichkeiten für Schnellbausteine in Microsoft Office sind begrenzt. Dies schränkt die Flexibilität ein und macht es schwierig, spezielle Anforderungen zu erfüllen. z.B. können Benutzer Platzhalter nicht dynamisch anpassen oder erweitern.

5. Fehlende Integration

   Schnellbausteine in Microsoft Office sind oft nicht optimal in andere Systeme integriert. Dies kann die Effizienz beeinträchtigen und die Nutzung von Bausteinen in verschiedenen Anwendungen erschweren.

Bild: primedocs Textbaustein Fenster in Microsoft Word - übersichtlich und organsiert

Was ist ein primedocs Textbaustein?

Ein primedocs Textbaustein ist eine erweiterte Form eines Schnellbausteins, die speziell für die primedocs-Software entwickelt wurde.

Diese Textbausteine bieten eine intuitive Benutzeroberfläche, erweiterte Verwaltungsoptionen und nahtlose Integration in verschiedene Microsoft Office Anwendungen.

Sie ermöglichen es, vorgefertigte Textabschnitte effizient zu erstellen, zu verwalten und zu verwenden, um konsistente und professionelle Dokumente zu gewährleisten.

Was sind die Hauptvorteile von primedocs Textbausteinen?

Selektion der Textbausteine nach Sprache

Ermöglicht eine einfache Verwaltung mehrsprachiger Inhalte.

Gemeinsam genutzte Textbausteine

Sicht- und nutzbar für alle, bearbeitbar nur durch einen Administrator.

Zugriff für spezifische Personen

Ausgewählte Textbausteine können gezielt einzelnen Personen zugänglich gemacht werden.

Eigene Textbausteine

Jeder Nutzer kann per Drag & Drop eigene Bausteine erstellen (Text schreiben und nach rechts ziehen).

Verwaltung durch Administratoren

Administratoren können individuelle Textbausteine in die gemeinsamen Bausteine verschieben.

Bilder als Textbausteine

Bilder können genauso wie Texte als Bausteine verwendet werden.

Favoritenfunktion

Wichtige Textbausteine können per Rechtsklick als Favoriten markiert werden.

Synchronisation mit Outlook

Textbausteine werden auch als Outlook-Vorlagen synchronisiert, um konsistente Nutzung zu gewährleisten.

So löst primedocs die 5 Textbaustein-Probleme der Microsoft-Standardlösung:

1. Strukturierte Speicherung

   primedocs bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche, die das Erstellen und Verwalten (inkl. Berechtigungskonzept) von Textbausteinen vereinfacht. Bausteine können klar kategorisiert und organisiert werden, sodass sie schnell und effizient wiedergefunden werden können.

2. Konsistente Textbausteine

   Mit primedocs können Unternehmen einheitliche Richtlinien für die Nutzung von Textbausteinen festlegen. Dadurch verwenden alle Mitarbeiter dieselben Schriften, Farben und Formatierungen, was zu CI/CD gerechten und professionellen Dokumenten führt.
   
   

3. Zentrale Verwaltung und Aktualisierung

   primedocs ermöglicht eine zentrale Verwaltung und Aktualisierung von Textbausteinen. Änderungen werden zentral vorgenommen und automatisch an alle Nutzer verteilt, sodass immer die aktuellsten Versionen verwendet werden.
   
   

4. Erweiterte Anpassungsmöglichkeiten

   primedocs bietet umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten für Textbausteine. Unternehmen können ihre Textbausteine genau an ihre spezifischen Anforderungen anpassen, wodurch mehr Flexibilität und Effizienz im Dokumentenmanagement erreicht wird.
   
   

5. Nahtlose Integration

   primedocs integriert sich nahtlos in Microsoft Office sowie in andere Unternehmensanwendungen. Diese Integration ermöglicht eine effiziente Nutzung von primedocs Funktionen in verschiedenen Anwendungen und verbessert die Produktivität und Konsistenz im gesamten Unternehmen.

Schritt-für-Schritt Anleitung zur effizienten Arbeit mit primedocs Textbausteinen

Schritt 1: Textbaustein anlegen

Wählen Sie den gewünschten Textabschnitt aus, den Sie als Textbaustein speichern möchten. Einfach und intuitiv.

Schritt 2: primedocs Reiter auswählen

Im Menüband, direkt neben «Start», finden Sie den Reiter «primedocs». Ein Klick darauf öffnet Ihnen die Welt der effizienten Textbausteinverwaltung.

Schritt 3: Textbaustein-Funktion nutzen

In der Mitte des Menübandes finden Sie die gut ersichtliche «Textbaustein»-Funktion. Klicken Sie darauf und beobachten Sie, wie das Textbaustein-Fenster am rechten Bildschirmrand erscheint – bereit für Ihre nächsten Schritte.

Schritt 4: Drag & Drop

Ziehen Sie den markierten Textabschnitt per Drag & Drop in den gewünschten Bereich im Textbaustein-Fenster. Sofort öffnet sich ein Dialog, der es Ihnen ermöglicht, den Textbaustein zu benennen und weitere Informationen, wie die Sprache, festzulegen. Einfacher und schneller geht es nicht.

Mithilfe von vordefinierten Textbausteinen in Word oder Outlook ist die Vorbereitung von Unternehmenskommunikation eine Sache von wenigen Klicks.

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