In diesem Beitrag werden wir erläutern, wie man eine geschäftliche Word-Vorlage erstellt und warum es sinnvoll ist, Vorlagen-Software zur Vereinfachung dieses Prozesses einzusetzen.

Was ist eine Dokumentvorlage?

Eine Dokumentvorlage dient als Ausgangspunkt für die Erstellung jedes neuen Dokuments.

Ein gängiges Beispiel für eine Word-Vorlage ist die "Briefvorlage", bei der Sie nicht jedes Mal Ihre Adresse, das Firmenlogo, den Briefkopf usw. manuell eingeben müssen.

In Unternehmen ist eine weit verbreitete Herausforderung, dass jeder Mitarbeiter, jede Abteilung und sogar jeder Standort unterschiedliche Word-Vorlagen verwendet.

Diese müssen effizient verwaltet werden und einem einheitlichen Design entsprechen, wie es üblicherweise von den CI/CD-Richtlinien der Kommunikationsabteilung vorgegeben wird.

Laut einer Studie verwenden 8 von 10 Unternehmen in Deutschland Microsoft Office als Bürosoftware. Von ähnlichen Werten kann in der Schweiz ausgegangen werden. Aufgrund dieser weit verbreiteten Nutzung ist es sehr wahrscheinlich, dass auch Sie zu diesen Unternehmen gehören und Interesse an Microsoft Vorlagen zur Steigerung Ihrer Produktivität haben.

Sie gehören auch zu diesen Unternehmen? Dann empfehlen wir Ihnen dringend, die folgenden Abschnitte aufmerksam zu lesen.

Mit diesen Tipps können Sie bei Ihrem Vorgesetzten oder der Geschäftsleitung punkten

Automatisierung

Die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben und Prozesse ist ein leistungsstarkes Werkzeug zur Steigerung der Produktivität. In Microsoft Word können Vorlagen mit Textbausteinen erstellt werden, um wiederholte Abläufe zu automatisieren, wie beispielsweise das Einfügen von häufig verwendeten Textpassagen oder die Formatierung von Dokumenten. Diese Textbausteine können Zeit sparen und sicherstellen, dass Dokumente konsistent und fehlerfrei sind.

Darüber hinaus kann eine Vorlagen-Software in Microsoft Word dazu eingesetzt werden, die Verarbeitung von Daten und die Generierung von Dokumenten basierend auf vorgängig definierten Parametern zu automatisieren. Dies ermöglicht es den Benutzern, sich auf kreativere und inhaltliche Aufgaben zu konzentrieren, während Routinearbeiten automatisch erledigt werden.

Zusammenarbeit und Integration

Eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Teams und Abteilungen innerhalb eines Unternehmens ist von entscheidender Bedeutung. Wenn wir Microsoft Teams als Beispiel nehmen, diese Plattform unterstützt das direkte Erstellen von Dokumenten und die gemeinsame Bearbeitung mit Kollegen in Echtzeit. Die Nutzung von Microsoft 365 und Microsoft Teams in der Cloud ermöglicht es den Mitarbeitern, Dokumente zu erstellen, zu teilen und gleichzeitig daran zu arbeiten, unabhängig von ihrem Standort, was die Zusammenarbeit weiter erleichtert.

Die primedocs Vorlagen-Software ermöglicht die direkte Nutzung von Word aus der Teams Applikation heraus, wodurch eine Dokumentenerstellung im Corporate Design z.B. für einen Brief unmittelbar in der Anwendung gestartet werden kann.

Schulung und Kompetenzentwicklung

Die Mitarbeiterkompetenz ist ein zentraler Faktor für die Produktivität. Unternehmen sollten in Schulungen und Weiterbildungen investieren, um sicherzustellen, dass ihre Mitarbeiter die Microsoft-Programme effektiv nutzen können. Die Schulung in fortgeschrittenen Funktionen und Best Practices kann dazu beitragen, die Effizienz zu steigern und Zeit bei der Bewältigung von Aufgaben zu sparen.

Maximale Produktivität aus einer Hand

PrimeSoft bietet all diese umfassenden Dienstleistungen aus einer Hand. Unsere Vorlagen-Software ermöglicht eine erhebliche Steigerung der Produktivität durch Automatisierung und verbesserte Zusammenarbeit im Rahmen der Word-Dokumenterstellung. Gleichzeitig schulen wir Ihre Mitarbeiter auf unserer primedocs Vorlagen-Software, um eine Effizienzsteigerung von bis zu 50% zu erreichen, welche mit einer entsprechenden Kosteneinsparungen bei der Erstellung professioneller Firmendokumente einhergeht.

Bereits mehr als 600.000 Nutzer, von kleinen und mittleren Unternehmen bis zu grossen Konzernen, haben ihre Arbeitsprozesse zur Dokumentenerstellung durch die primedocs Vorlagen-Software erheblich vereinfacht und professionalisiert.

Vorteile der primedocs Word Funktionen

Verbringen Sie in Ihrem Unternehmen zu viel Zeit damit, Firmendokumente zu erstellen und anzupassen? Und das Resultat ist dann trotzdem nicht so wie gewünscht?

Mit primedocs können Sie auf einfache und zeiteffiziente Weise professionelle Word-Dokumente erstellen, die nahtlos in Ihr Corporate Design passen.

Das Vorlagenmanagement mit primedocs in Microsoft Word bietet unter anderem folgende Vorteile:

Individuelle Textbausteine

Textbausteine ermöglichen es Mitarbeitern, vordefinierte Inhalte schnell und mühelos in ihre Dokumente einzufügen. Die innovative Drag & Drop-Funktion erlaubt es Ihnen, Textblöcke spielend einfach an die gewünschte Stelle in Ihrem Dokument zu ziehen. Dadurch wird ein vorher festgelegter Textblock eingefügt, den Sie nach Bedarf anpassen können. Das bedeutet, dass Sie oft benutzte Texte nicht mehr selbst eintippen müssen und Dokumente deutlich schneller erstellen können.

Anzahl Vorlagen im Unternehmen

Die primedocs Vorlagen-Software bietet zudem dynamische Elemente, welche zu einer signifikanten Reduzierung der erforderlichen Vorlagen führen. Unterhält man beispielsweise mehrere Standorte, ist nicht mehr pro Standort eine Vorlage notwendig, sondern die Angaben werden durch das Benutzerprofil mit den hinterlegten Standortdaten automatisch angepasst. Dadurch gewinnt Ihre IT-Abteilung nicht nur eine verbesserte Übersicht über sämtliche Vorlagen, sondern es gibt auch eine deutliche Verringerung der Anzahl der zu verwaltenden Vorlagen.

Zentrale Administration

Mit «primedocs» haben Sie die Möglichkeit zur eigenständigen und zentralen Verwaltung, Bearbeitung und Aktualisierung von Vorlagen und zugehörigen Einstellungen. Änderungen werden automatisch systemweit synchronisiert. Diese Funktion trägt dazu bei, den Bedarf an IT-Support zu minimieren und gewährleistet eine konsistente Markenpräsenz unter allen Mitarbeitern.

Garantiert einheitliches Corporate Design

Es werden immer automatisch die zentral definierten Logos, Schriftarten, Farben, Diagramme, Bilder, Layouts, Aufzählungszeichen und Formatierungen verwendet.

Einfache und effiziente Zusammenarbeit

Mitarbeiter erstellen direkt aus der Microsoft Teams-App heraus ein entsprechendes Schreiben mithilfe einer Word-Vorlage von primedocs. Das Dokument wird automatisch im Teams-Channel gespeichert und kann von Kollegen gemeinsam bearbeitet werden, ohne dass manuell Dateien hoch- oder heruntergeladen werden müssen.

Erfahren Sie noch mehr über die Möglichkeiten mit primedocs auf unserer Webseite unter Funktionen.

Welche Arten von Word-Vorlagen können umgesetzt werden

• Verträge
• Briefe
• Offerten
• Formulare
• Protokolle
• Technische Dokumentationen          
• Handzettel
• Zertifikate
• Budgets          
• Terminpläne   
• Einführungspläne
• Probezeitgespräche
• Beschriftungen
• Briefumschläge
• usw.

Aufbau und Automatisierung einer geschäftlichen Word-Vorlage

Durch eine umfangreiche Auswahl an zusätzlichen Funktionen, die nahtlos in Microsoft Word integriert sind, reduziert primedocs die Anzahl der benötigten Word-Vorlagen für Unternehmen erheblich.

Im folgenden Abschnitt werden wir die wesentlichen Funktionen anhand einer beispielhaften Standard-Wordvorlage für Briefe vorstellen, die dazu beitragen, Arbeitsabläufe in Microsoft Word zu automatisieren:

1. Garantiert einheitliches Corporate Design

Die zentrale Verwaltung von Daten und Inhalten gewährleistet jederzeit Ihre einheitliche Corporate Identity. Korrekte Logos, Schriftarten, Farben, Bilder, Layouts, Aufzählungszeichen, Formatierungen, und vieles mehr. Falls bei Ihnen ein Relaunch des Corporate Design ansteht, dann lesen Sie unbedingt "Tipps zum Corporate Design Relaunch".

2. Optimales Adressmanagement

Die Adressanbindung erfolgt entweder über ein CRM oder nahtlos über Schnittstellen von anderen Drittanbieter-Applikationen.

3. Umfangreiche Profilverwaltung

Je nach gewähltem Profil passen sich viele Einstellungen automatisch an, wie z. B. CI/CD, Spracheinstellung oder Absenderblock.

4. Flexible Textbausteine

Sie können zentral vorgegebene oder selbst gespeicherte Textblöcke ganz einfach per Drag & Drop an die gewünschte Stelle im Word-Dokument einfügen.

5. Variabler Absenderblock

Durch einen Klick wählen Sie den gewünschten Absenderblock inklusive Signaturen. 

Erkunden Sie alle primedocs-Funktionen, die Ihre Arbeitsschritte in Microsoft-Word vereinfachen.

Erfolgsgeschichte Word-Vorlagen mit Textbausteinen

„Durch die Verwendung von Textbausteinen konnten wir die Anzahl der Vorlagen um ein Vielfaches reduzieren, was Betrieb und Unterhalt der Applikation enorm erleichtert. Was auch für die PrimeSoft Vorlagen-Software spricht, sind der reibungslos funktionierende Support sowie die hervorragende Dynamik auf menschlicher Ebene im Verlauf unserer bisherigen Zusammenarbeit.“

Fazit

primedocs ermöglicht es Unternehmen, die Dokumentenerstellung und –bearbeitung in Microsoft-Word zu optimieren und individuellen Bedürfnissen anzupassen. 

Dies führt zu einer signifikanten Steigerung der Arbeitsproduktivität, was letztendlich zu Kosteneinsparungen durch reduzierten Ressourceneinsatz für gleiche Arbeitsabläufe führt.

Zusammenfassend stellt primedocs eine umfassende Lösung dar, um die Produktivität und Effizienz bei der Erstellung von Firmendokumenten innerhalb der vertrauten Microsoft Office-Arbeitsumgebung zu steigern.