Die Nutzung und Verwaltung von Dokumentenvorlagen macht es einfach, alle Geschäftsdokumente übersichtlich und effizient zu steuern und zu organisieren.
Anstatt dass Mitarbeitende ihre eigenen Dokumentvorlagen auf ihren lokalen Geräten speichern, besteht mit einer Vorlagen-Software ein zentraler Ort, wo Vorlagen in der jeweils aktuellsten Form bereitgestellt werden und welche von überall auf der Welt zugänglich sind.
primedocs vorlagen-software: die bessere art, dokumente zu erstellen.
Mit primedocs ist eine professionelle Vorlagenverwaltung möglich, mit der Verantwortliche wie Admins oder Abteilungsleiter alle Vorlagen zentral verwalten und bei Bedarf auf Knopfdruck aktualisieren können.
Bild: Bereitstellung der Vorlagen mit der primedocs Vorlagen-Software
Das führt zu:
Vorlagen sind der Schlüssel zu einem qualitativ hochwertigen Ergebnis – dem CI/CD konformen Geschäftsdokument.
Grosse Unternehmen haben oft das Problem, dass ihre Mitarbeitenden nicht immer die richtigen und regelkonformen Dokumente verwenden. Dies kann Geschäftsdokumente wie Angebote und Offerten, Verträge und Vereinbarungen, Bestellungen und Aufträge, Liefer- und Finanzdokumente, Personalunterlagen, Marketingmaterialien, Geschäftsberichte, Protokolle oder Berichte betreffen.
Die manuelle Verwaltung von Vorlagen führt zu Unsicherheiten, wenn Mitarbeiter*innen die jeweils aktuellsten Vorlagen nicht finden können.
Wenn Mitarbeitende falsche Dokumente verwenden, kann dies die Markenidentität schädigen und ineffiziente Arbeitsabläufe verursachen. Bei tausenden von Dokumenten (und diese Zahl wird im Geschäftsalltag schnell erreicht) kann dies zu hohen Kosten für das Unternehmen führen.
Mit der primedocs Vorlagen-Lösung können Mitarbeiter hochwertige Dokumente im Handumdrehen erstellen, welche automatisch 100% dem Corporate Design entsprechen.
Bild: primedocs online Ansicht im Browser
Dank des Vererbungsprinzips bei der Vorlagenverwaltung mit primedocs werden Änderungen an Farbschemata, Schriftarten, Formatierungen, usw. automatisch in der gesamten Vorlagenhierarchie aktualisiert. Auf Knopfdruck können so hunderte von Vorlagen automatisch aktualisiert werden und Sie können so den Brand Ihres Unternehmens optimal und nachhaltig auf alle Ihren Geschäftsdokumenten positionieren.
primedocs ermöglicht, dass Vorlagen automatisch mit den relevanten Informationen über den Geschäftsfall ausgefüllt werden, indem es in einem Dialog vor der Dokumentgenerierung die wichtigsten Details abfragt als auch über Schnittstellen Informationen anreichern kann.
Diese Vorgehensweise befähigt, dass das Dokument beim Öffnen bereits grösstenteils dem gewünschten Endzustand entspricht und je nach Wunsch nur noch wenige bis keine manuellen Anpassungen mehr erfordert.
primedocs ermöglicht durch ein cleveres Berechtigungskonzept, dass Mitarbeitende nur auf diejenigen Vorlagen Zugriff erhalten, die für ihre Arbeit relevant sind.
Durch die Synchronisation mit Active Directory können dort vorhandene Attribute (z. B. Kontaktinformationen oder Funktionsbezeichnung) bei der Dokumentgenerierung direkt zugänglich gemacht und abgefüllt werden.
Unabhängig, ob Microsoft Office klassisch via Desktop (lokale Installation), Online oder gar kombiniert verwendet wird: primedocs passt sich flexiblen den Bedürfnissen an und ist für alle Szenarien kompatibel.
Bild: Microsoft 365 Kompatibilität
Alle Daten erfordern eine manuelle Eingabe und Speicherung. Die Aktualisierungen obliegen der Verwaltung, zum Beispiel der IT-Abteilung, und müssen von Hand durchgeführt werden.
Dieser Prozess ist kompliziert und ignoriert lokale Vorlagen, was dazu führen kann, dass veraltete Vorlagen trotzdem weiterhin verwendet werden.
Basisdaten des Nutzers wie Name, Funktion und Standort werden automatisch erkannt, was viel Zeit spart. Ein Administrator kann das Haupttemplate aktualisieren, wodurch Änderungen automatisch auf alle Benutzer respektive hierarchisch darunterliegende Vorlagen angewendet werden. Die Inhaltsabfüllung geschieht durch clevere Automatismen und Schnittstellen.
Eine Auswahl von Aufgaben, die mit primedocs Vorlagen einfach besser gehen:
Funktion |
Ohne primedocs |
mit primedocs |
| Individualisierung und Anpassung | Vorlagen müssen manuell angepasst werden, was mühsames Formatieren erfordert. Für Mehrsprachigkeit und standortspezifische Anpassungen sind separate, manuell erstellte Vorlagen nötig. Es besteht die Gefahr, dass veraltete Vorlagen weiterhin verwendet werden. |
Vorlagen können einfach individualisiert, mehrsprachig gestaltet und an standortspezifische Anforderungen angepasst werden, ohne dass dafür weitere Vorlagen erstellt werden müssen. Kurzum: eine oder wenige Vorlagen, jedoch mit umfassenden Möglichkeiten. Zum Video. |
| Integration externer Daten | Daten müssen manuell aus einem ERP-System in Microsoft Dokumente übertragen werden. |
Durch Schnittstellen werden gewünschte Daten aus Business Applikationen nahtlos in primedocs Vorlagen übertragen. Zum Beitrag. |
| Adressverwaltung | Empfänger-Adressen müssen manuell eingegeben werden. |
Eine Datenschnittstelle ermöglicht den gezielten Abruf von Adressen, zum Beispiel dem CRM, um den Workflow effizient zu unterstützen. |
|
Unterstützung bei Dokumentvorlagen |
Keine automatisierte Unterstützung beim Arbeiten mit Vorlagen. |
Automatisierte Prozesse, wie das Einfügen häufig verwendeter Textpassagen, per Mausklick. |
| Formatierung | Manuelle Formatierungsaufgaben sind nötig. |
Corporate Design Richtlinien wie Logos, Adressen, Kopf- und Fusszeilen usw. sind immer automatisch richtig positioniert. |
| Effizienz und Fehleranfälligkeit | Langwierig und zeitaufwändig mit erhöhtem Risiko für Fehler durch manuelles Anpassen von Dokumenten. |
Schnell und einfach mit selbsterklärenden Funktionen in der vertrauten Microsoft 365 Umgebung; Nutzer finden sich schnell zurecht. |
| Design-Konformität | Nicht gegeben. |
Die Corporate Design Farben sind festgelegt und werden automatisch angewendet. |
| Rechtssicherheit bei verwendeten Inhalten | Keine Kontrolle über Inhalte, die im Umlauf sind – ein hohes Risiko für fehlerhafter Inhalte. |
Vorgegebene Textbausteine garantieren Rechtssicherheit, indem sie Inhaltsfehler drastisch reduzieren und Konsistenz gewährleisten. |
| Inhalt von Drittquellen übernehmen | Daten von Drittquellen müssen mühsam und manuell formatiert werden. |
Fremdinhalte werden automatisch und auf Knopfdruck ins gewünschte Corporate Design transferiert, wodurch Ihre Dokumente stets professionell und einheitlich wirken. |
| E-Mail Signaturen | Die E-Mail-Signatur muss manuell verwaltet und aktualisiert werden. |
Zentrale Steuerung der E-Mail Signaturen sichert die Einhaltung Ihrer CI/CD-Richtlinien ohne zusätzlichen Aufwand. |
| E-Mail Banner | Bilder in Signaturen müssen manuell eingefügt und aktualisiert werden. |
Zentrale Verwaltung von Werbebannern stellt sicher, dass E-Mail-Informationsbanner wie z. B. die Bewerbung einer Aktion oder eines Events personengerecht und im korrekten Design als auch in der korrekten Laufzeit angezeigt werden. |