Der arbeitsreiche Alltag bringt oft einen E-Mail-Sturm mit sich. Statistiken zeigen, dass Berufstätige täglich etwa 25 geschäftliche E-Mails erhalten. Falls Sie sich in diesem Strom wiederfinden, sind Sie nicht allein.
Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter:innen schnell reagieren können, klare Nachrichten verfassen und wichtige Informationen leicht zugänglich machen.
Innovation in der Unternehmenskommunikation:
E-Mails in Outlook doppelt so schnell schreiben
Haben Sie sich überlegt, wie viel Zeit Sie sparen könnten, wenn jede E-Mail-Antwort um bis zu 50% effizienter wäre?
Angenommen, in Ihrem Unternehmen arbeiten etwa 200 Mitarbeiter, die täglich durchschnittlich 25 geschäftliche E-Mails erhalten und etwa 10 Minuten für jede Antwort benötigen.
Bearbeitung derselben Anzahl von E-Mails mit einem reduzierten Personalbedarf
| Mitarbeiter:innen | 200 |
| Anzahl E-Mails pro Tag | 25 |
| Total alle E-Mails für Ihr Unternehmen: | 5'000 |
| Zeit zum Beantworten dieser E-Mails (10min) | 50’000min / 833 Arbeitsstunden |
| 50% Effizienzgewinn mit der primedocs Vorlagen-Software | 416 Arbeitsstunden eingespart |
Klingt das interessant für Sie? Dann lernen Sie die weiteren Vorteile der primedocs Vorlagen-Software für Outlook kennen.
Neben der Effizienzsteigerung bietet die primedocs Vorlagen-Software noch mehr
- Einheitlicher Markenauftritt
- Maximale administrative Produktivität & Kostenersparnis
- Hochprofessionelle, attraktive & vertrauenswürdige Aussendarstellung
- 100% Anwenderfreundlichkeit
- Reduzierter, minimaler IT-Supportaufwand
Ein «Must have» für digitalisierte Unternehmen: primedocs Vorlagen-Software statt Microsoft Office Standardfunktionen
Vorherige Abschnitte zeigen, dass die Verwendung der primedocs Vorlagen-Software beim Verfassen von E-Mails bedeutende Effizienzsteigerungen führt.
Standard Outlook Funktionen vs. primedocs Modul Outlook
Welche Unterschiede gibt es konkret in der Praxis, wenn man primedocs anstelle der herkömmlichen Standardfunktionen von Microsoft Office in Outlook verwendet?
Outlook Funktion |
Outlook ohne primedocs Vorlagen-Software |
Outlook mit primedocs Vorlagen-Software |
|
CI/CD-Konformität |
Nein |
Alles automatisch 100% im Corporate Design, z.B. nur gewünschte Schriftarten, Farben, Formatierungen usw. |
|
Verwaltung von Vorlagen und Textbausteinen |
Individuell, lokal und manuell |
Zentral über einen Adminbereich, womit jederzeit Aktualität gewährleistet ist |
|
Auffindbarkeit Vorlagen |
Eher umständlich |
Schnell und einfach |
|
Berechtigungssystem Vorlagen |
Nein |
Ja |
|
Benutzerprofile für verschiedene Absenderblöcke |
Nein |
Ja, Ihre Mitarbeiter:innen mit mehreren Funktionen können mehrere Profile einfach auswählen |
|
Zeitgesteuerte Marketingkampagnen im Adressblock |
Nein |
Ja |
|
Zentrale Verwaltung von Signaturen (Absenderblock) |
Manuell |
Ja, alle E-Mails aller Mitarbeitenden kommen «in einem Guss» daher |
Um eine spürbare wirtschaftliche Effizienzsteigerung zu erreichen, sind die Standardfunktionen von Outlook nicht ausreichend.
Manuelle Schnellbausteine vs. primedocs Textbausteine
Ein weiteres Beispiel für das obige Szenario sind die sogenannten Textbausteine oder Textfragmente, die man wiederkehrend in Outlook benutzen kann.
In Bezug auf die Funktionalität gibt es folgende Unterscheidung:
- Outlook Schnellbausteine: In Microsoft Outlook gibt es die Möglichkeit, mit «manuellen Schnellbausteinen» zu arbeiten. Das ist eine im Microsoft Office Paket integrierte Funktion, die jeder Nutzer mit dem Standard Microsoft Office Paket anwenden kann.
- primedocs Textbausteine: primedocs geht weiter als manuelle Schnellbausteine, man bietet durch die Installation der Vorlagen-Software intuitive Textbausteine, die eine Handhabung ganz einfach per Drag & Drop ermöglicht.
Microsoft Office manuelle Schnellbausteine |
primedocs Textbausteine |
|
|
Hier eine Übersicht mit sämtlichen Unterschieden zwischen Outlook manuellen Schnellbausteinen und primedocs Textbausteinen:
Outlook Funktion |
Microsoft Office Schnellbausteine |
primedocs Textbausteine |
| Einen häufig verwendeten Text abspeichern | Ja | Ja |
| Drag & Drop | Nein |
Ja |
| Neue Bausteine mit wenigen Klicks | Nein |
Ja |
|
Teilen von Bausteinen mit Arbeitskollegen |
Umständlich |
Ja |
| Übersichtliche Auswahl bestehende Bausteine | Nein |
Ja |
| Zentrale Speicherung auf Server | Nein |
Ja |
| Verschiedene Zugriffsrechte | Nein | Ja |
| Favoriten-Setzung | Nein | Ja |
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Eine schrittweise Einführung der Vorlagen-Software verspricht eine beachtliche Steigerung Ihrer Effizienz mit minimalem Setup-Aufwand.
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