In vielen Unternehmen herrscht ein Zustand der Fragmentierung, wenn es um die Verwaltung von E-Mail-Signaturen geht.

Mitarbeiter:innen erstellen und bearbeiten ihre Signaturen selbst, was oft zu inkonsistenten und unprofessionellen Ergebnissen führt. Dies beeinträchtigt nicht nur das Markenimage, sondern verursacht auch einen enormen administrativen Aufwand.

Die Lösung? Zentrale Verwaltung von Outlook-Signaturen.

Drei Hauptvorteile von zentral verwalteten Outlook-Signaturen

1. Konsistenz und Professionalität

Zentrale verwaltete Signaturen gewährleisten ein einheitliches Erscheinungsbild in allen E-Mails. Dies stärkt das Markenimage und vermittelt Professionalität. Jeder Mitarbeiter nutzt dieselben Vorlagen, Logos und Formatierungen, was zu einem konsistenten Unternehmensauftritt führt.

2. Zeit- und Kostenersparnis 

Durch zentrale Verwaltung können Änderungen schnell und effizient implementiert werden, ohne dass jeder Mitarbeiter einzeln seine Signatur manuell anpassen muss. Dies spart Zeit und reduziert die Kosten für IT-Support und Schulungen erheblich.

3. Rechtliche Sicherheit und Compliance 

Zentrale verwaltete Signaturen stellen sicher, dass alle rechtlichen Anforderungen, wie z.B. Disclaimer und Datenschutzbestimmungen, eingehalten werden. Dies minimiert das Risiko rechtlicher Probleme und erhöht die Sicherheit der Unternehmenskommunikation.

Weitere Vorteile von primedocs in Outlook finden Sie in unserem Beitrag zu Outlook Vorlagen. 

primedocs behebt fehlende Funktionen für ein Corporate E-Mail Management 

Microsoft bietet grundlegende Möglichkeiten zur Erstellung und Verwaltung von E-Mail-Signaturen und Disclaimern für alle Benutzer:innen in einer Organisation. Weitere Details dazu finden Sie hier.

Jedoch gibt es Einschränkungen, besonders bei komplexeren Anforderungen im Corporate E-Mail Management. Zwei zentrale Beispiele verdeutlichen dies:

• Die Signatur wird nicht direkt unter der letzten E-Mail-Antwort eingefügt.
• Bilder können nicht direkt eingebettet werden und erscheinen oft als Anhänge oder externe Links. 

Diese Beispiele sind nicht abschliessend, und selbst Microsoft empfiehlt, für solche und weitere Anforderungen spezielle Software zu verwenden.  

Diese Einschränkungen machen zusätzliche Tools wie die primedocs Vorlagen-Software notwendig, um eine umfassende und nahtlose Signaturverwaltung zu gewährleisten.  

So machen Sie sich die Signaturverwaltung zum Kinderspiel

Mit primedocs wird die Verwaltung von Outlook-Signaturen nicht nur effizienter, sondern auch benutzerfreundlicher. In diesem Video erfahren Sie alles über die Vorteile und Funktionen der primedocs Outlook Signaturen und wie sie Ihre E-Mail-Kommunikation optimieren können:

Video: Wie man die Outlook Signatur in primedocs nutzt

Mit diesen einfachen Schritten machen Sie sich die Signaturverwaltung zum Kinderspiel und steigern die Effizienz und Professionalität Ihrer E-Mail-Kommunikation erheblich.

Weitere wichtige Eigenschaften von primedocs Outlook für ein Corporate E-Mail Management

Die Einführung von Vorlagen-Software bringt zahlreiche Vorteile für den digitalen Arbeitsplatz mit sich:

Mehrere Signaturen pro Nutzer möglich 

Mitarbeiter können mehrere E-Mail-Signaturen mit ihrem Profil verknüpfen und je nach Empfänger die passende Signatur auswählen. Wenn zum Beispiel eine Mitarbeitende verschiedene Rollen im Unternehmen bekleidet, kann sie bequem via Klick die korrekte Signatur, welche ihre für diese E-Mail korrekte Rolle wiedergibt, aktivieren. 

Automatische Anpassung der Signaturen

primedocs erkennt automatisch, ob eine E-Mail intern oder extern versendet wird und passt den Signaturblock entsprechend an. Dies ermöglicht eine flexible und markentreue Kommunikation, ohne dass manuelle Anpassungen erforderlich sind. 

Höchste Sicherheitsstandards und Administrator-Kontrolle

Mit primedocs Outlook bleibt alles unter Ihrer Kontrolle. Änderungen an E-Mail-Signaturen können nur von Administratoren vorgenommen werden, was die Sicherheit erhöht und gewährleistet, dass alle Signaturen rechtskonform und konsistent sind. So minimieren Sie das Risiko rechtlicher Probleme und gewährleisten eine professionelle Aussenwirkung.

Flexible Kampagnenverwaltung und Mehrsprachigkeit

Mit primedocs können Sie Informations-Kampagnen im Footer Ihrer Signatur zeitgesteuert und benutzergruppenbezogen verwalten. Administratoren bestimmen, wann und bei welchen Nutzern für welche Zeitspanne bestimmte Banner angezeigt werden.

Zudem ermöglichen mehrsprachige Vorlagen eine einfache Umstellung der Sprache – ideal für international agierende Unternehmen. Einheitliche Botschaften und konsistentes Corporate Design sind damit garantiert.

Benutzerfreundlichkeit und Einbettung von Bildern

primedocs wird von Nutzern geschätzt und von Administratoren geliebt. Es vereinfacht die Verwaltung und sorgt für eine konsistente und professionelle Unternehmenskommunikation.

Mit primedocs können Bilder direkt in die E-Mail-Signaturen eingebettet werden, sodass sie nicht als Anhänge oder externe Links erscheinen. Eine saubere Lösung, die Ihre E-Mails visuell aufwertet und professionalisiert.

Video: Wie man Outlook Kampagnen in primedocs verwaltet

Mit diesen umfassenden Funktionen zur zentralen Verwaltung von Outlook-Signaturen bietet primedocs Unternehmen die Möglichkeit, ihre Effizienz und Professionalität in der E-Mail Korrespondenz und - Verwaltung erheblich zu steigern.