Im Management sucht man kontinuierlich nach innovativen Ansätzen für betriebliche Exzellenz.
Für die Optimierung des Digital Workplace spielt künstliche Intelligenz (KI) und Automatisierung eine zentrale Rolle.
In diesem Beitrag behandeln wir die Schlüsselrolle von Vorlagen-Software, um Arbeitsabläufe rund um Firmendokumente zu transformieren und einen agilen & effizienten digitalen Arbeitsplatz zu schaffen.
Der Begriff 'Digital Workplace' ist mehr als nur ein Modewort – besonders seit der Corona-Pandemie, als viele begannen, von zu Hause aus zu arbeiten.
Der digitale Arbeitsplatz umfasst alle Technologien, die Mitarbeiter benötigen, um ihre Aufgaben erfolgreich und effizient zu erfüllen.
Er ist die virtuelle Form des physischen Büros und soll die digitale Kommunikation und Zusammenarbeit über geografische und zeitliche Grenzen hinweg sicherstellen.
Plattformen wie Microsoft 365 werden immer beliebter, da sie nicht nur die Flexibilität der Arbeitsumgebung verbessern, sondern auch unterschiedlichste Arbeitsstile und Präferenzen unterstützen.
Die Landschaft des digitalen Arbeitsplatzes wird durch vier zentrale Schlüsseltrends geprägt:
Es gibt eine Technologie zur Verwaltung von Unternehmensvorlagen, die alle vier Trends in einer einzigen Lösung integriert. Diese Vorlagen-Software unterstützt und befähigt diese Trends.
Der Digital Workplace macht nicht vor der Unternehmenskommunikation halt. Firmendokumente werden auf den Prüfstand gestellt, inkonsistente, unattraktive und fehlerhafte Kommunikation gegenüber Kunden oder Stakeholdern sind schlicht inakzeptabel.
In diesem Kontext wird eine Vorlagen-Software zu einem unverzichtbaren Werkzeug, das nicht nur die Konsistenz und Effizienz der Firmendokumente garantiert, sondern auch die Zusammenarbeit und den Informationsfluss nahtlos integriert.
Unternehmen, die sich an die Dynamik des digitalen Zeitalters anpassen, erleben eine Transformation ihrer Kommunikationsstrategien, die durch präzise und professionell gestaltete Vorlagen verstärkt wird.
Die Herausforderungen beim digitalen Arbeitsplatz sind vielfältig, doch primedocs, unsere Vorlagen-Software, meistert diese 'Out of the Box':
| Standardisierung |
Einheitliche Vorlagenstandards garantieren konsistente Kommunikation und ein konsistentes Brand-Erlebnis über Standorte hinweg.
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| Zugriff und Berechtigungen |
Regulierter Vorlagenzugriff schützt sensible Informationen Vorlagen und unterstützt Sicherheitsprotokolle. |
| Schneller Zugang |
Teams müssen stets Zugang zu aktuellen Vorlagen haben, um Diskrepanzen zu vermeiden |
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Kompatibilität und Integration |
Automatisierte Prozesse, wie das Einfügen häufig verwendeter Textpassagen, per Mausklick. |
| Benutzerfreundlichkeit |
Corporate Design Richtlinien wie Logos, Adressen, Kopf- und Fusszeilen usw. sind immer automatisch richtig positioniert. |
Im digitalen Arbeitsplatz ist primedocs nicht einfach eine Option, sondern eine Notwendigkeit, dass zeigen vorliegende Beispiele:
KIBAG, ein führendes Unternehmen in der Schweizer Baustoff- und Konstruktionsbranche, meisterte den Übergang zu einer neuen Microsoft Office Version mithilfe einer PrimeSoft Vorlagenlösung, die nahtlos in ihren digitalen Arbeitsplatz integriert wurde.
Die Software, die für ihre Stabilität und intuitive Bedienbarkeit bekannt ist, verbesserte die Dokumentenerstellung und -verwaltung signifikant und unterstützte KIBAG dabei, bestehende Prozesse wie SharePoint-Verknüpfungen für Angebotsbeilagen effizient zu managen.
Dieser technologische Fortschritt, realisiert in nur neun Wochen für 650 Lizenzen, optimierte den digitalen Arbeitsalltag bei KIBAG erheblich.
Im Zeitalter des Digital Workplace hat OBT, ein führendes Beratungsunternehmen, einen bedeutenden Schritt nach vorne gemacht, indem es sich für die primedocs Vorlagen-Software von PrimeSoft entschied.
Diese fortschrittliche Lösung revolutioniert die Dokumentenverwaltung, indem sie ein veraltetes System ersetzt und die Einhaltung des Corporate Designs in allen Microsoft-Dokumenten automatisiert.
Dadurch wird das manuelle Formatieren überflüssig und gewährleistet, dass jedes Dokument die Marke konsequent reflektiert. Mit primedocs erleben OBT-Mitarbeiter eine optimierte und beschleunigte Dokumentenerstellung, die perfekt in den digitalen Arbeitsplatz integriert ist.
Die Software verwaltet nahtlos Designelemente wie Logos, Farben und Schriftarten und adressiert so effektiv die komplexen Anforderungen an das Vorlagenmanagement in einem vielfältigen Unternehmensumfeld.
Die Einführung von Vorlagen-Software bringt zahlreiche Vorteile für den digitalen Arbeitsplatz mit sich:
Ein einheitliches Erscheinungsbild auf Knopfdruck: Bei der Erstellung von Microsoft 365 Dokumenten verwenden Ihre Mitarbeitende über alle Abteilungen hinweg automatisch die richtigen Corporate Design Elemente. Dies ermöglicht Ihrem Unternehmen ein hohes Mass an Konsistenz, Qualität und Vertrauen in allen Interaktionen mit Kunden, Stakeholdern und Partnern.
primedocs beendet das teure und zeitraubende Vorlagenchaos im Unternehmen, indem es die Identifizierung und Umsetzung von Richtlinien für Firmendokumente vereinfacht. Dadurch können sich Mitarbeiter wieder auf ihre Kernaufgaben konzentrieren, während primedocs zahlreiche Prozesse rund um Microsoft 365 Dokumente vereinfacht, automatisiert und beschleunigt.
Das händische Anpassen von alten Dokumenten und Vorlagen ist nicht nur zeitaufwändig, sondern es passieren auch schnell Fehler. Sie arbeiten in Ihrer vertrauten Microsoft 365 Umgebung und finden sich in Windeseile zurecht. Sie vereinfacht die Zusammenarbeit und verbessert die Kommunikationsflüsse zwischen Teams und Kunden.
Die Anpassungsfähigkeit und Skalierbarkeit machen primedocs zu einem unverzichtbaren Werkzeug für Unternehmen, die mit digitalen Prozessen betriebliche Exzellenz erreichen wollen.
In den folgenden Abschnitten werden die Vorteile von primedocs in Bezug auf digitale Arbeitsumgebungen demonstriert, wie sie die Effizienz steigern und die Arbeit in Microsoft Office-Anwendungen vereinfachen:
Hier geht es zum Anwendungsvideo:
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