Brand Control gewährleistet eine konsistente und einheitliche Markenkommunikation, indem es die Überwachung und Steuerung aller markenbezogenen Aktivitäten sowie die Einhaltung festgelegter Richtlinien sicherstellt.

In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Risiken Ihre Marke in der Dokumenterstellung bedrohen und wie Sie mit effektivem Brand Control erfolgreich gegensteuern können.

Das hier behandelte Thema bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihr Unternehmen agiler zu gestalten. Effektives Brand Control schützt nicht nur das Markenimage und stärkt die Markenintegrität, sondern kann auch Ihre operative Effizienz im Markenmanagement um bis zu 50 % steigern.

Was sind die Herausforderungen beim Brand Control?

Eine der grössten Herausforderungen beim Brand Control besteht darin, sicherzustellen, dass die Markenrichtlinien konsequent und einheitlich umgesetzt werden.

Quelle: Brand Consistency Report

Besonders in grossen Unternehmen kann es schwierig sein, dass alle Abteilungen und Mitarbeiter die Vorgaben korrekt verstehen und im Alltag umsetzen.

• Unterschiedliche Interpretation: Unterschiedliche Auffassungen oder mangelnde Kommunikation führen oft dazu, dass die Marke verwässert oder uneinheitlich präsentiert wird.
• Dynamische Arbeitsumgebung: Es ist herausfordernd, die Marke in einem schnelllebigen, dynamischen Unternehmensumfeld durchzusetzen, wo Mitarbeiter häufig schnelle Entscheidungen treffen und flexible Prozesse nutzen müssen.
• Zeitverlust durch fehlende Vorlagen: Oft wird wertvolle Zeit vergeudet, weil Vorlagen und Richtlinien erst umständlich gesucht und dann korrekt angewendet werden müssen.

Wie das Fehlen von Vorlagen-Software die Agilität Ihres Unternehmens bremst und operative Effizienz mindert

Die Herausforderungen bei der Umsetzung der Markenrichtlinien führen zu negativen Konsequenzen:

Wichtige Fachkräfte werden gebunden

Unklare oder schlecht kommunizierte Markenrichtlinien führen zu Verzögerungen, da Mitarbeiter wertvolle Zeit damit vergeuden, Informationen zu suchen, Korrekturen vorzunehmen oder sich mit verschiedenen Abteilungen abzustimmen. Dieser Zeitverlust wird durch den Fachkräftemangel weiter verschärft: Da weniger qualifizierte Mitarbeiter zur Verfügung stehen, ist eine ineffiziente Nutzung der ohnehin knappen Ressourcen besonders kritisch. Dies verlangsamt die Reaktionsfähigkeit des Unternehmens auf Marktanforderungen erheblich, beeinträchtigt die Produktivität und erhöht das Risiko, im Wettbewerb zurückzufallen.

Quelle: PWC Studie Fachkräftemangel

Vertrauensverlust bei Stakeholdern

Wenn markenrelevante Dokumente oder Richtlinien schwer zugänglich sind, führt das zu Inkonsistenzen in der Markenkommunikation. Mitarbeiter greifen möglicherweise auf veraltete Materialien zurück, was dazu führt, dass die Marke uneinheitlich wahrgenommen wird. Dies kann das Vertrauen externer Stakeholder und die Identität der Marke erheblich beeinträchtigen.

Auswirkungen auf die Kundenbindung

Wenn die Markenrichtlinien nicht konsequent beachtet werden, schleichen sich Fehler in den finalen Content ein. Diese Fehler, die in der Öffentlichkeit sichtbar werden, können die Professionalität und Glaubwürdigkeit der Marke untergraben.

Einmal verlorenes Vertrauen ist schwer wiederherzustellen und kann sich negativ auf die Kundenbindung und den Ruf der Marke auswirken.

Wo findet ein Grossteil der Umsetzung einer Marke statt?

Die Umsetzung Ihrer Marke findet in einer Vielzahl alltäglicher Kommunikationsmittel statt, die oft übersehen werden, aber entscheidend für die Wahrnehmung Ihrer Corporate Identity sind.

• E-Mail-Signaturen: Jeder Mitarbeiterkontakt spiegelt Ihre Marke wider. Einheitliche, professionell gestaltete E-Mail-Signaturen tragen wesentlich zur Konsistenz und Glaubwürdigkeit bei. Sie sind oft der erste Berührungspunkt mit Kunden und Partnern.
• Geschäftsdokumente: Von Briefen bis hin zu Angeboten – viele Unternehmensdokumente beeinflussen, wie Ihre Marke wahrgenommen wird. Eine konsistente visuelle Gestaltung stellt sicher, dass Ihr Unternehmen stets professionell auftritt. Häufige Änderungen erschweren dies, und viele Dokumente entsprechen oft nicht den Corporate Design-Vorgaben.
• Präsentationen: Ob in Verkaufspräsentationen oder internen Meetings – visuelle Konsistenz in Präsentationen ist entscheidend. Schnell ändernde Inhalte, wie Preise oder Produktdetails, müssen manuell aktualisiert werden, was zu Fehlern und Inkonsistenzen führen kann.
• Tabellen und Reportings: Tabellen sind ein zentraler Bestandteil von Reportings, sowohl intern als auch extern. Auch hier gilt es, die Corporate Identity klar zu transportieren, um die Marke in allen Berichten und Analysen konsistent zu präsentieren.

Um diese Konsistenz über alle Kanäle hinweg zu gewährleisten, bietet sich der Einsatz einer Vorlagen-Software wie primedocs an.

Mit primedocs halten diese Kommunikationsmittel automatisiert die Markenrichtlinien ein, was den Aufwand reduziert und die Integrität Ihrer Marke sichert.

Wie das im Detail funktioniert, erfahren Sie im nächsten Abschnitt.

Wie man mit primedocs effektives Brand Control betreibt

Mit primedocs haben Sie die ideale Lösung, um Ihr Brand Control über die wichtigsten Kommunikationskanäle wie Word, Excel, PowerPoint und Outlook konsistent und effizient zu managen. Die Vorlagen Software stellt sicher, dass alle Dokumente jederzeit den Corporate Design-Richtlinien Ihres Unternehmens entsprechen, und reduziert den manuellen Aufwand erheblich.

Microsoft Outlook: Einheitliche E-Mail-Kommunikation

• Zentrale E-Mail-Signaturen: primedocs verwaltet automatisch die Signaturen für alle Mitarbeiter und stellt sicher, dass diese immer markenkonform und rechtlich korrekt sind. Unterschiedliche Profile für interne und externe E-Mails sind ebenfalls einfach zu handhaben.
• Zeitgesteuerte Kampagnen: Nutzen Sie E-Mails als Marketinginstrument und steuern Sie Inhalte zentral und automatisiert, um professionelle und konsistente Botschaften zu versenden.

Microsoft Word Modul: Effiziente und konsistente Dokumenterstellung

• Textbausteine: Mit primedocs können Sie zentrale Textbausteine definieren, die von allen Mitarbeitern verwendet werden sollen. So bleiben wichtige Inhalte wie rechtliche Texte immer korrekt und konsistent.
• Corporate Design Check: primedocs überprüft automatisch, ob alle Designvorgaben wie Logos, Schriftarten und Farben richtig angewendet wurden, und passt fehlerhafte Formatierungen mit einem Klick an.
• Schnittstellen: Die Software lässt sich nahtlos in andere Systeme wie Ihr CRM oder andere Business Applikationen integrieren, sodass Sie jederzeit aktuelle Informationen direkt in Ihren Dokumenten verwenden können.

Microsoft PowerPoint: Visuelle Konsistenz in Präsentationen

• Vorlagenbibliothek: Mit primedocs können Sie zentral verwaltete Präsentationsvorlagen bereitstellen, die automatisch alle Designrichtlinien wie Logos, Schriftarten und Farben enthalten.
• Automatische Anpassungen: Sowohl veraltete als auch unternehmensfremde Folien können auf Knopfdruck an Ihr aktuelles Corporate Design angepasst werden – besonders nützlich nach einem Corporate Design Relaunch. Dies ist entscheidend, um bei externen Präsentationen die Markenkonsistenz zu wahren.
• Mehrsprachigkeit: Die Software unterstützt Sie bei der Erstellung von mehrsprachigen Präsentationen, sodass Ihr internationales Team effizient arbeiten kann.

Microsoft Excel: Automatisierte Tabellen und Reports

• Designkonformität: primedocs sorgt dafür, dass alle Excel-Tabellen und Diagramme automatisch mit den korrekten Farben, Logos und Schriftarten erstellt werden, um Ihre Marke auch in Zahlen und Daten professionell zu präsentieren.