In der öffentlichen Verwaltung ist die Aktenführung eine essenzielle Aufgabe, die über die reine Dokumentenablage weit hinausgeht. Es geht darum, Geschäftsvorgänge revisionssicher und nachvollziehbar festzuhalten.
In der Schweiz sind Verwaltungen auf kantonaler und Gemeindeebene verpflichtet, diese Dokumentationen systematisch zu führen, um Transparenz und Rechtssicherheit zu gewährleisten. Ebenso benötigen die Gemeinden in Deutschland eine ordnungsgemässe Aktenführung, um eine nachvollziehbare Grundlage für behördliche Entscheidungen zu schaffen und die notwendige Transparenz sicherzustellen.
Die entscheidenden Vorteile einer digitalen Aktenführung
Eine digitale Aktenführung ist das Rückgrat einer effizienten Verwaltung. Stellen Sie sich vor, Dokumente sind jederzeit griffbereit. Keine unnötigen Suchzeiten, keine Mehrfachablagen. Die Struktur ist klar, der Zugriff kinderleicht.
Das führt nachweislich zu:
- Massgebliche Zeitersparnisse: Dokumente sind sofort verfügbar. Keine langwierigen Suchaktionen mehr, die den Arbeitsfluss stören.
- Schnelle Einarbeitung: Neue Mitarbeitende finden sich in kürzester Zeit zurecht und werden schneller produktiv.
- Rechtliche Sicherheit: Jeder Vorgang ist nachvollziehbar, jede Information revisionssicher dokumentiert.
- Transparenz für die Öffentlichkeit: Bürger wollen Transparenz. Eine professionelle Aktenführung stellt sicher, dass Informationen auf Anfrage zuverlässig zur Verfügung stehen.
Aktenführung ist kein lästiger Verwaltungsakt. Sie ist das Fundament, das die Verwaltung stärkt, Vertrauen aufbaut und für Klarheit sorgt – bei jedem Dokument, jedem Zugriff, jeder Prüfung.
Wie könnte eine digitalisierte und moderne Aktenführung für Verwaltungen aussehen
Die folgenden vier Schritte veranschaulichen einen möglichen Aktenführungsprozess für eine Verwaltung:
Schritt 1: Setzen Sie auf eine zentrale elektronische Dossierverwaltung
Der erste Schritt für eine effiziente digitale Aktenführung ist die Einrichtung eines zentralen, elektronischen Dossiers. Mit einer Lösung wie dem CMI-Dossier unseres Partners CMI können alle relevanten Dokumente – sei es E-Mails, Word Dokumente, Excel-Tabellen oder PDFs – strukturiert an einem Ort abgelegt werden. Das Dossier garantiert eine sichere Verwaltung und sorgt dafür, dass alle wichtigen Informationen jederzeit und überall verfügbar sind.
Das elektronische Dossier ist mehr als nur eine Ablage: Es ist ein umfassendes Dokumentenmanagementsystem (DMS) für die moderne Verwaltung. Ein solches DMS bringt Struktur und Transparenz in Ihre Verwaltungsprozesse, spart durch schnelle Suchfunktionen wertvolle Zeit und automatisiert Routineaufgaben. Es begleitet den gesamten Lebenszyklus einer Akte – von der Erstellung über die Bearbeitung bis zur Archivierung – und stellt sicher, dass alle relevanten Daten jederzeit verfügbar und im Blick bleiben.
Quelle: Webseite von CMI
Schritt 2: Verwenden Sie eine integrierte Vorlagen-Software für konsistente Dokumente
Standards schaffen Struktur: Mit einer Vorlagen-Software wie primedocs bleiben Microsoft Office Dokumente einheitlich und klar. Eine Vorlagenmanagement-Software stellt sicher, dass alle wichtigen Vorlagen stets aktuell und zentral verfügbar sind. Ein Anwendungsbeispiel sind vorgefertigten Textbausteine, welche die Anzahl der Vorlagen in Ihrer Verwaltung um ein Vielfaches reduzieren. Ob individuell je Anwender:in oder zentral vorgegeben – die korrekten Formulierungen werden per Drag & Drop ganz einfach ausgewählt und in den Dokumenten weiterverwendet, womit das Risiko von fehlerhaften Inhalten signifikant reduziert wird und die Dokumente an Rechtssicherheit gewinnen.
primedocs stellt darüber hinaus sicher, dass die Vorgaben bezüglich Corporate Design Ihrer Verwaltung abteilungsübergreifend eingehalten werden. Bereits viele renommierter Kantone, Städte und Gemeinden, darunter der Kanton Bern, die Gemeinde Rorschach, die Stadt Freiburg im Breisgau profitieren von der gesamten Funktionspalette von primedocs, die die Dokumentprozesse in der öffentlichen Verwaltung effizienter gestalten. Eine Auswahl unserer Kunden im öffentlichen Sektor finden Sie unter Referenzen.
Schritt 3: Schaffen Sie eine nahtlose Kommunikation zwischen Verwaltungssoftware und Vorlagenmanagement
Für eine reibungslose Arbeitsweise sollten Verwaltungssoftware und Vorlagenmanagement perfekt ineinandergreifen. Eine vollständig Microsoft 365-kompatible Lösung wie primedocs ermöglicht Ihrem Team den schnellen Zugriff auf die neuesten Vorlagen, unabhängig davon, ob sie mit der lokalen Microsoft Office-Variante, mit Microsoft Online oder kombiniert arbeiten.
Dank einer generischen Datenschnittstelle kann primedocs nahtlos mit vor- oder nachgelagerten Systemen wie CMI oder tel.search verbunden werden und somit umfassende, wertschöpfende digitale Workflows abbilden. Je nach IT-Präferenzen lässt sich die Lösung flexibel in verschiedenen Betriebsformen (on premises, Kundencloud oder SaaS) implementieren.
Schritt 4: Entwickeln Sie ein durchdachtes Ordnungssystem
Ein klar strukturiertes Ordnungssystem bildet das Rückgrat einer effizienten Aktenführung. Es kontrolliert den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments – von der Erstellung bis zur Archivierung oder Löschung – und stellt sicher, dass relevante Informationen jederzeit auffindbar sind. Durch ein solches Ordnungssystem werden alle gesetzlichen Aufbewahrungspflichten erfüllt und Ihre Dokumente bleiben jederzeit übersichtlich und rechtskonform verwaltet.
Video: Perfekte Integration von CMI und primedocs in der Praxis
Records Management
In der Schweiz wird der Begriff „Records Management“ oft synonym zur Aktenführung verwendet, während in Deutschland häufiger die Begriffe „Schriftgutverwaltung“ und „Aktenverwaltung“ fallen.
Es ist wichtig zu wissen, dass es inhaltlich um denselben Prozess geht: die Verwaltung des gesamten Dokumentenlebenszyklus – von der Erstellung bis zur Archivierung oder Vernichtung.
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primedocs in renommierten Fachmedien: Die Vorlagen-Software primedocs hat bereits grosse Aufmerksamkeit in der Fachwelt erregt. Unsere Expertise im Bereich Dokumentenmanagement wurde unter anderem in der renommierten Fachzeitschrift Inside IT thematisiert.
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