Dienstagmorgen. 08:55 Uhr.

Ein Vertriebsmitarbeiter sitzt angespannt vor seinem Laptop. In fünf Minuten beginnt eine Präsentation, die über den Gewinn eines wichtigen Neukunden entscheidet. Der Raum ist still – bis auf das nervöse Tippen auf der Tastatur.

Dann der Schock: Das Logo auf den Folien ist veraltet. Einige Inhalte sehen chaotisch aus. Die dargestellten Referenzen passen so gar nicht zur Industrie des potenziellen Neukunden. Er scrollt hektisch durch die alte Vorlage, kopiert und fügt Texte von Hand ein, passt Farben und Schriftarten an. Die Uhr tickt unerbittlich.

Das Ergebnis? Eine Präsentation, die aber alles andere als professionell wirkt. Der Kunde sagt nichts, aber Sie wissen, was das bedeutet: Vertrauen, das leise schwindet.

Sales-Teams weltweit verlieren Zeit, Nerven und letztlich Deals, weil sie improvisieren müssen, statt vorbereitet zu sein. 

Aber es gibt eine Lösung. Eine Vorlagen-Software, die Sie brauchen, um Präsentationen stressfrei, strukturiert und professionell zu erstellen.

Wie hat dieser Vertriebsmitarbeiter seine Krise in einen Triumph verwandelt? Lesen Sie weiter in diesem Beitrag.

So erstellt man in wenigen Minuten eine PowerPoint Präsentation, die Kunden begeistert 

Präsentationen gehören zum Arbeitsalltag vieler Unternehmen – doch wie oft werden sie zur Stressprobe? Veraltete Vorlagen, aufwendige Anpassungen und fehlende Effizienz kosten Zeit und Nerven.

Kommen Ihnen diese Situationen bekannt vor?

• Wie oft haben Sie alte Folien verwendet, nur um festzustellen, dass sie nicht mit dem neuen Firmen-Design kompatibel sind?
• Wie viel kostbare Zeit haben Sie verschwendet, weil Sie passende Bilder für Ihre Präsentation einfach nicht finden konnten?
• Ist es Ihnen auch schon passiert, dass das Layout Ihrer Präsentation nicht auf Anhieb gepasst hat und Sie alles mühsam von Hand anpassen mussten?
• Sie kennen das sicher: Inhalte manuell an ein neues Layout anzupassen ist nicht nur zeitraubend, sondern auch frustrierend.
• Haben Sie sich schon einmal gefragt, wie Sie es schaffen sollen, wenn nach zehn bearbeiteten Folien immer noch den Grossteil der Arbeit vor Ihnen liegt?
• Ist Ihnen aufgefallen, wie schwierig es sein kann, in einer grossen Präsentation den Überblick für ein konsistentes Design zu behalten?
• Wie oft scheitern Ihre Bemühungen, aussagekräftige Diagramme ohne Formatierungsprobleme in Ihre Präsentation zu integrieren? Grafiken sind verzogen, Schriftgrössen stimmen nicht, Farben weichen vom Corporate Design ab – und die manuelle Nacharbeit kostet wertvolle Zeit.

Lösung naht…

Nach einem nervenaufreibenden Start wird klar. Die Standardlösungen von Microsoft und die unübersichtlichen manuellen Vorlagen, die der Vertriebsmitarbeiter bisher genutzt hat, bringen keine Rettung. Stundenlange Arbeit hin zu einer perfekten Präsentation ist nicht die Lösung. Sie ist das Problem.

Vor einem Kundenmeeting zählt jede Minute – Zeit, die optimal für das Wesentliche genutzt werden sollte.

Lassen Sie uns die Geschichte vom Vertriebsmitarbeiter weitererzählen:

Heute ist ein anderer Dienstagmorgen. Es ist wiederum 08:55 Uhr.

Mittlerweile hat das Unternehmen des Vertriebsmitarbeiters die Vorlagen-Software primedocs eingeführt. Mit primedocs hat er das entscheidende Werkzeug an der Hand, mit dem er vor jedem Kundemeeting die Ruhe bewahren kann.

Welche Highlights der Software haben den Vertriebsmitarbeiter vor diesem Meeting unterstützt?

Automatisch massgeschneidert

Kurz vor dem Meeting erstellt der Vertriebsmitarbeiter seine massgeschneiderte Präsentation. Wobei «erstellen» nicht treffend ist, denn über den primedocs Buddy wählt er die wichtigsten Eigenschaften für die perfekte Kundenpräsentation aus. So kann z. B. die gewünschte Sprache ausgewählt werden, ob eine lange oder kurze Firmenpräsentation beinhaltet sein soll, welche Referenzprojekte dargestellt werden sollen usw.

Die Titelfolie mit einem starken Bild

Er erinnert sich noch gut an die Zeiten, in denen er stundenlang nach einem passenden Bild für die Präsentation suchen musste – oft mit einem semiprofessionellen Endergebnis. Jetzt klickt er einfach in die primedocs-Bildergalerie, und schon hat er ein professionelles, lizenzkonformes und von seiner Unternehmung freigegebenes Bild. Ohne langes Suchen, ohne Unsicherheit.

Eine neue Folie hinzufügen - direkt im Corporate Design

Kurz vor dem Meeting merkt er, dass noch eine zusätzliche Folie nötig ist. Früher hätte das bedeutet: Schriftarten anpassen, Farben angleichen, Layout nachjustieren – eine Aufgabe, die oft länger dauerte als gedacht. Doch mit primedocs kann er aus einem bereits freigegebenen und Corporate Design konformen Folien-Set die gewünschte zusätzliche Folie einfügen. Keine Nacharbeit, keine verlorene Zeit.

Externe Inhalte im eigenen Corporate Design darstellen

Der Vertriebsmitarbeiter findet eine alte, externe Folie, die perfekt zum Thema passt. Früher hätte er gezögert, sie zu übernehmen – denn meistens stimmten Format und Design nicht überein. Aber jetzt? Er zieht die Folie einfach in die Präsentation, und primedocs passt die Grundstruktur automatisch an. Schriftgrössen, Farben, Layout – alles sitzt perfekt. In wenigen Sekunden ist die Folie integriert, als wäre sie schon immer Teil der Präsentation gewesen.

Bild: Externe Folien mit nicht konformen Corporate Design können mit nur einem Klick angepasst werden

Ein Diagramm soll die Textinhalte auflockern

Der Vertriebsmitarbeiter möchte dem potenziellen Kunden aufzeigen, wie viel Zeit er durch den Einsatz seiner Software einsparen kann.

Früher war die Erstellung eines solchen Diagramms in den CI/CD-Farben ein zeitraubender Prozess: Diagramm einfügen, Farben korrigieren, Achsen manuell justieren. Jede kleine Anpassung konnte das gesamte Design durcheinanderbringen. Heute genügt ein Klick – primedocs sorgt dafür, dass das Diagramm automatisch im gewünschten Corporate Design einfügt wird. Farben, Schriften und Proportionen sind sofort korrekt, ohne zusätzlichen Aufwand.

Jetzt noch die Agenda erstellen

Die Erstellung einer Agenda ist sinnvoll, mit ihr wissen die Teilnehmenden, was die nächsten Minuten besprochen wird. Aber die Erstellung mit den Standardmitteln von PowerPoint ist aufwändig. Mit primedocs – Sie ahnen es – geht es ganz schnell. Button «Inhaltsverzeichnis» anklicken, noch kurz auswählen, welche Slides aufgeführt werden sollen und schon ist die Agenda erstellt. Im gewünschten Corporate Design, das versteht sich von selbst.

Dienstagmorgen. 09:00 Uhr, das Meeting beginnt.

Die Präsentation ist fertig – und zwar nicht nur pünktlich, sondern professionell und überzeugend. Der Kunde ist beeindruckt von der klaren Struktur, den einheitlichen Folien und den aussagekräftigen Grafiken.

Was früher ein hektisches Chaos war, ist jetzt ein kontrollierter Prozess. primedocs hat die 5-Minuten-Krise in einen Erfolg verwandelt.

Und der Vertriebsmitarbeiter? Er hat das Vertrauen des Kunden gewonnen – und den Deal gleich mit.

primedocs mit KI: noch stärker mit dem Microsoft Copilot 

Der Microsoft Copilot ist eine KI-unterstützte Assistenz, welche dabei hilft, noch schneller und effizienter in Microsoft 365 zu arbeiten. Er kann Texte schreiben, E-Mails formulieren, Daten analysieren und sogar Präsentationen erstellen. Und im Zusammenspiel mit einer primedocs PowerPoint Vorlage gelingt dies auch im gewünschten Corporate Design.

• Die gewünschte primedocs PowerPoint Vorlage wird geöffnet.
• Über den Microsoft Copiloten werden durch Eingaben (Prompts) die Inhalte generiert.
• Korrektes Corporate Design: die von Microsoft Copilot generierten Inhalte werden direkt in die geöffnete primedocs PowerPoint Vorlage, welche das gewünschte Corporate Design hinterlegt hat, eingefügt.
• Bearbeitungsfunktionen: Die starken primedocs Funktionalitäten können nun auch in der Nachbearbeitung (z. B. Einfügen freigegebener Bilder) der Präsentation verwendet werden.

 Microsoft Copilot und primedocs – eine starke Kombination.