Katrin, Teamleiterin Kommunikation in einem KMU, kennt das Problem nur zu gut: Immer wieder erhält sie Anfragen aus verschiedenen Abteilungen, weil E-Mail-Signaturen in Outlook von ihren Mitarbeiter:innen nicht korrekt angezeigt werden. Mal fehlt das Logo, mal sind die Kontaktdaten veraltet. Besonders ärgerlich: In internen E-Mails werden lange Signaturen mit unnötigen Details gesendet, während bei wichtigen externen Nachrichten die vollständige Signatur fehlt. Das kostet Zeit, Nerven und wirkt unprofessionell.

So sollte eine professionelle Signatur aussehen

Katrin war entschlossen, das Problem ein für alle Mal zu lösen. Im ersten Schritt recherchierte Sie, wie eine professionelle Signatur aussehen müsste.

Bestandteile einer geschäftlichen E-Mail-Signatur

• Name und Position: Vor- und Nachname sowie die offizielle Position im Unternehmen. Dies schafft sofort Klarheit darüber, wer die E-Mail verfasst hat.
• Firmenname und Logo: Der vollständige Unternehmensname und, wenn möglich, das Firmenlogo. Das Logo sorgt für Markenwiedererkennung und Professionalität.
• Kontaktdaten: E-Mail-Adresse, Telefonnummer (idealerweise Festnetz und Mobil) und Firmenadresse. So können Empfänger einfach und direkt Kontakt aufnehmen.
• Rechtliche Pflichtangaben: In Deutschland sind bestimmte Angaben Pflicht, wie z. B. Handelsregisternummer, Sitz der Gesellschaft, Vertretungsberechtigte und ggf. Umsatzsteuer-ID. Dies gilt vor allem für geschäftliche E-Mails.
• Links: Links zu der offiziellen Website und (optional) Social-Media-Profilen des Unternehmens (z. B. LinkedIn).
• E-Mail-Banner: Grafischer Bereich in der Signatur, der für aktuelle Marketingkampagnen, Veranstaltungen, Umfragen oder spezielle Angebote genutzt werden kann. Studien belegen die hohe Aufmerksamkeit solcher Banner.
• Rechtliche Hinweise und Disclaimer: Falls notwendig, ein Haftungsausschluss oder Hinweise zur Vertraulichkeit der E-Mail. Dies ist besonders in rechtlich sensiblen Bereichen wichtig.
  
  

Bild: Beispiel einer professionellen Signatur

Design und Formatierung

Eine professionelle E-Mail-Signatur sollte einheitlich gestaltet sein. Die verwendete Schriftart und -grösse sollten durchgängig gleichbleiben und das Corporate Design des Unternehmens einhalten. Auch die Farbgestaltung sollte mit dem Unternehmensdesign harmonieren, um ein stimmiges Gesamtbild zu erzeugen. Eine klare und strukturierte Darstellung hilft dem Empfänger, die wichtigen Informationen schnell zu erkennen.

Die Grenzen der manuellen Outlook-Signatur

Katrin fragte sich, ob es eine Lösung für diese Herausforderung gibt, damit ihre Mitarbeiter:innen effizienter und korrekt arbeiten können. Sie suchte im Internet.

Dabei fand Sie auch eine Schritt-für-Schritt Anleitung. Im ersten Moment schien es ganz einfach…

Doch schnell erkannte sie, dass die eigentlichen Probleme damit nicht gelöst werden können:

• Fehlende zentrale Verwaltung: Jede:r Mitarbeiter:in muss die Signatur eigenständig einrichten und aktualisieren. Es gibt keine Möglichkeit, Änderungen zentral vorzunehmen, was insbesondere bei rechtlichen Pflichtangaben oder neuen Marketing-Bannern problematisch ist.
• Keine automatische Anpassung bei internen und externen E-Mails: Outlook bietet keine Funktion, die automatisch erkennt, ob eine E-Mail intern oder extern gesendet wird. Dadurch müssen die Signaturen manuell angepasst werden, was oft vergessen wird und zu unpassenden Signaturen führen kann.
• Probleme mit CI/CD-Konformität: Mitarbeitende haben unterschiedliche Vorstellungen von Schriftarten, Farben und Layouts. Dies führt zu inkonsistenten Signaturen, die dem Corporate Design des Unternehmens nicht entsprechen und ein unprofessionelles Bild nach aussen vermitteln.
• Aufwändige Aktualisierung bei Personalwechseln: Bei neuen Mitarbeitenden dauert es oft Wochen, bis die Signatur korrekt eingerichtet ist. Änderungen, z. B. bei Kontaktdaten oder Positionswechseln, müssen manuell von jeder Person selbst vorgenommen werden.
• Fehleranfälligkeit bei Bildintegration: Bilder (z. B. Logos oder Marketing-Banner) werden oft nicht korrekt eingebettet, sondern als Anhänge oder externe Links angezeigt. Dies wirkt unprofessionell und kann dazu führen, dass wichtige visuelle Elemente der Signatur nicht angezeigt werden.
• Kein zeitgesteuertes Kampagnenmanagement: Mit manuellen Signaturen ist es nahezu unmöglich, zeitlich begrenzte Banner im E-Mail-Footer automatisiert an- und auszuschalten. Jede Änderung erfordert manuelle Eingriffe, was zeitaufwändig ist und zu Fehlern führen kann.

Gibt es nicht eine smarte Lösung, die all diese Probleme auf einmal löst? Eine Möglichkeit, Signaturen zentral zu verwalten, automatisch aktuell zu halten und dabei stets die Corporate Design-Vorgaben einzuhalten? Es musste doch einen Weg geben, wie ihr Team effizienter arbeiten konnte.

Outlook Signatur automatisch einfügen und anpassen

Und diese fand sie dann auch – in primedocs.

Mit dieser Vorlagen-Software haben Mitarbeitende vom ersten Arbeitstag an ohne manuelles Zutun eine korrekte und CI/CD-konforme Signatur.

Die Vorteile auf einen Blick

• Alle Signaturen automatisch konform mit Ihrem Corporate Design: Ihre Mitarbeiter:innen erhalten vom ersten Tag an und automatisch die korrekte Signatur im gewünschten Corporate Design zugewiesen. Zudem erkennt primedocs automatisch, in welchen Fällen die interne bzw. externe E-Mail-Signatur verwendet werden soll.

• Mehrfachprofile: Hat Ihr Mitarbeiter mehrere Funktionen oder arbeitet für verschiedene Firmen, kann er das richtige Profil je E-Mail mit einem Klick auswählen, womit alle Signatur-Details (z. B. Kontaktdetails) angepasst werden.

• Zeitgesteuerte Marketing-Banner: Sie entscheiden - bequem und zentralisiert - welcher User:innen in welcher Zeitspanne welchen Informationsbanner im Absender-Footer ausweisen sollen. Nach Ablauf der Zeitspanne wird die Informationskampagne automatisch deaktiviert. Erfahren Sie weiter unten mehr dazu.

• E-Mail-Vorlagen: Sie können häufig verwendete E-Mails direkt als Vorlagen speichern und via Klick ganz bequem darauf zugreifen.

• Textbausteine: Ob individuell je Mitarbeiter:in oder zentral vorgegeben - Textbausteine helfen Ihnen dabei, die korrekten Formulierungen effizient per Drag & Drop auszuwählen, womit Ihre E-Mail auch an Rechtssicherheit gewinnt.

Das unterschätzte Potenzial: E-Mail-Banner in Signaturen gezielt nutzen

Katrin war begeistert. Insbesondere die zeitgesteuerten E-Mail-Banner liessen ihr Kommunikations-Herz höherschlagen. Sie stellte sich sofort vor, wie praktisch es wäre, aktuelle Informationen zu Events, Infoanlässen oder speziellen Aktionen direkt in den E-Mails ihres Teams zu platzieren.

Bisher hatten sie Flyer verteilt, Social Media Posts erstellt oder sogar teure Anzeigen geschaltet, um auf Veranstaltungen aufmerksam zu machen. Doch warum nicht den ohnehin täglichen E-Mail-Verkehr nutzen? Jede verschickte E-Mail könnte zu einer kleinen, unaufdringlichen Werbefläche werden – und das ohne zusätzlichen Aufwand für ihre Mitarbeiter:innen.

Warum sind Banner wirkungsvoll?

E-Mail-Banner bieten eine effiziente Möglichkeit, Marketingbotschaften gezielt an Empfänger zu übermitteln. Sie nutzen den täglichen E-Mail-Verkehr, um aktuelle Informationen, Events wie Infoanlässe oder spezielle Aktionen prominent darzustellen. Die zentrale Steuerung von Bannern, wie sie beispielsweise mit primedocs möglich ist, reduziert den manuellen Aufwand erheblich. Kampagnen lassen sich zeitlich begrenzen und automatisch aktivieren oder deaktivieren, wodurch veraltete Informationen in Signaturen vermieden werden.

E-Mail-Banner mit primedocs

Mit primedocs können Marketing-Banner im E-Mail-Footer zentral gesteuert werden. Verantwortliche legen fest, welche Mitarbeitenden in welchem Zeitraum welche Kampagne ausweisen sollen. Nach Ablauf der festgelegten Zeitspanne wird die Kampagne automatisch deaktiviert, ohne dass weitere manuelle Eingriffe notwendig sind. Dies ermöglicht eine effiziente und konsistente Marketingkommunikation direkt über E-Mail-Signaturen.

Die zentrale Verwaltung der E-Mail-Banner über primedocs ermöglicht eine klare Aufgabenverteilung im Unternehmen. So kann die Verwaltung der Kampagnen an eine zentrale Marketingverantwortliche delegiert werden. Die Mitarbeitenden müssen sich nicht um die Signaturen kümmern, da Änderungen automatisiert im Hintergrund erfolgen. Dies spart Zeit und minimiert Fehlerquellen.

Potenziale in Microsoft Word, Excel und PowerPoint

Als Katrin die ersten Erfolge von Einsatz von primedocs sah, fragte sie sich, ob die Lösung noch mehr Potenzial bieten könnte. Ihre täglichen Aufgaben bestanden schliesslich nicht nur aus E-Mails, sondern auch aus zahlreichen Dokumenten, Tabellen und Präsentationen.

Wie viel Zeit könnte ihr Team wohl sparen, wenn nicht nur E-Mails in Outlook, sondern auch andere Microsoft 365-Anwendungen automatisiert würden?

Erweiterte Module von primedocs

• Microsoft Word: Einheitliche Vorlagen für Dokumente und automatisierte Textbausteine, die nicht nur das Corporate Design wahren, sondern auch rechtliche Anforderungen stets aktuell abbilden.
• Microsoft PowerPoint: Professionelle Präsentationen, die automatisch im gewünschten Corporate Design erstellt werden – ganz ohne manuellen Aufwand.
• Microsoft Excel: Konforme Reports und Tabellen, bei denen Design und Formatierung automatisch den Unternehmensrichtlinien entsprechen.
• Microsoft Teams: Vorlagen können direkt aus der App heraus ausgewählt und basierend darauf Dokumente erstellt werden. Die erstellten Dokumente werden automatisch im entsprechenden Teams-Channel gespeichert, was die Zusammenarbeit im Team noch effizienter macht.

Am Ende stand für Katrin fest: Die automatisierte Verwaltung von E-Mail-Signaturen war nur der erste Schritt.

Mit primedocs wurde aus einer einfachen Signaturlösung ein ganzheitliches Tool, das ihr Unternehmen nicht nur Zeit, sondern auch deutlich mehr Professionalität und Effizienz brachte.

Bild: primedocs ist für Microsoft Outlook, Microsoft Word, Microsoft PowerPoint und Microsoft Excel verfügbar