Ein digitaler Workflow umfasst elektronische Arbeitsabläufe für die Erbringung von Unternehmensprozessen.

Dabei werden folgende Aspekte berücksichtigt:

• Prozessschritte
• Verantwortlichkeit von beteiligten Personen
• eingesetzte Software

Wie etablieren Sie einen digitalen Workflow?

Um das Potenzial eines digitalen Workflows erfolgreich auszuschöpfen, ist eine strukturierte Herangehensweise essenziell.

Deshalb sollten Sie sich diese Fragen stellen:

• Wie ist der aktuelle Stand in meinem Unternehmen?
• Wer ist für die Workflows verantwortlich?
• Wie sind die Workflows miteinander verknüpft?
• Welche Software soll eingesetzt werden?

Unternehmen können von der Einführung eines digitalen Workflows profitieren.

Denn es schafft Transparenz über die einzelnen Arbeitsschritte im Unternehmen und gibt ein abteilungsübergreifendes Verständnis von Prozessen. Und somit eine einfachere Identifikation von Automatisierungspotentialen.

In nahezu jeder Branche erstellen und verwenden Mitarbeiter Dokumente und Vorlagen. Egal, ob es sich um Präsentationen, Verträge, Rechnungen oder Personalinformationen handelt – all diese Informationen werden in verschiedenen Dokumenten festgehalten und verwaltet.

Der Übergang von papierbasierten Dokumenten zu digitalen Dateien auf Computern brachte jedoch neue Herausforderungen im Digital Workflow mit sich:

Schwieriger Zugriff

Mitarbeiter finden oft nicht die aktuellsten und markenkonformen Vorlagen, da diese tief auf lokalen Computern verteilt sind.

Komplexe Aktualisierung

Das Aktualisieren und Bereitstellen neuer Vorlagen ist für IT-Abteilungen umständlich und ressourcenintensiv, was zu Verzögerungen führt.

Risiko von Inkonsistenz und Nichtkonformität

Ohne Zugriff auf die neuesten Vorlagen steigt das Risiko für verwässertes Branding und rechtliche Nichtkonformität, was negative Konsequenzen haben kann.

Weitere Probleme entstehen, wenn Dokumentvorlagen aktualisiert werden müssen.

Der Bereitstellungsprozess von Dokumentvorlagen ist für IT-Abteilungen umständlich und ressourcenintensiv.

Für Mitarbeiter ist es nach wie vor schwierig, die aktuellen Vorlagen und digitalen Assets zu finden und auf diese zuzugreifen.

5 Tipps für die Handhabung von Dokumenten im digitalen Workflow

1. Nutzen Sie cloudbasierte Software

primedocs bietet eine cloudbasierte SaaS-Lösung für die Verwaltung von Dokumenten und Vorlagen. Mitarbeiter können jederzeit und von jedem Gerät aus auf die neuesten Vorlagen zugreifen, was die Flexibilität im digitalen Workflow erhöht. Dies ist ein entscheidender Faktor für die Produktivität in einem zunehmend digitalen Arbeitsumfeld.

2. Automatisieren Sie Ihre Prozesse

Automatisierung spart Zeit und Ressourcen. primedocs ermöglicht die nahtlose Integration in Systeme wie DAM, DMS, CRM und ERP, was einen reibungslosen digitalen Workflow sicherstellt. Dies verbessert die systemübergreifenden Prozesse, indem die Mitarbeitenden innerhalb kürzester Zeit direkt in der Business-Applikation professionelle Firmendokumente in höchster Qualität erstellen und verwalten. Bereits in Fachapplikationen vorhandene Daten müssen nicht manuell in Dokumente übertragen werden, sondern können über eine Schnittstelle importiert werden.

3. Zentralisieren Sie Ihre Dokumentverwaltung

Eine zentrale Vorlagen-Software wie primedocs verringert das Risiko von Inkonsistenzen und erleichtert den Zugriff auf aktuelle Vorlagen. Dies optimiert den digitalen Workflow, da Mitarbeiter nicht mehr nach den neuesten Dokumentversionen suchen müssen und sicher sein können, dass alle Vorlagen den internen Richtlinien entsprechen.

4. Vereinfachen Sie den Aktualisierungsprozess

primedocs macht das Aktualisieren und Bereitstellen von Vorlagen einfach und unkompliziert. Die primedocs Vorlagen-Software weist Sie effizient auf konkrete Stellen im Dokument hin, die zu aktualisieren sind.

5. Setzen Sie auf Benutzerfreundlichkeit

Das manuelle Anpassen alter Vorlagen oder Dokumente ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Mit primedocs werden viele Schritte automatisiert, was Zeit und Aufwand spart. Durch die nahtlose Integration in Microsoft-Anwendungen wie Word, PowerPoint, Excel, Outlook, Teams und SharePoint erleben Mitarbeitende eine hohe Benutzerfreundlichkeit in ihrer vertrauten Umgebung. Dies optimiert den digitalen Workflow und sorgt für effizientere Arbeitsabläufe.

Eine Game Changer für die Arbeitseffizienz

primedocs reduziert die Anzahl der benötigten Vorlagen durch die Verwendung vorgefertigter Textbausteine erheblich. Diese können individuell pro Nutzer angepasst oder zentral vorgegeben werden. Dank der einfachen Drag-and-Drop-Funktion lassen sich die passenden Formulierungen schnell auswählen.

Für die Analyse von Arbeitsschritten im digitalen Arbeitsplatz sind diese Textbausteine ein echter Game Changer. primedocs ermöglicht eine Auswertung der Nutzungshäufigkeit einzelner Textbausteine und unterstützt so das Prozesscontrolling dabei, Optimierungspotenziale zu erkennen und Prozesse effizienter zu gestalten.

Welche Dokumente lassen sich im digitalen Workflow mit primedocs abdecken?

Führungskräfte sollten bei der Einführung einer Vorlagen-Software im digitalen Workflow zunächst die dokumentenintensiven Abteilungen betrachten.

In diesen Bereichen gibt es viele Routineaufgaben, die sich leicht automatisieren lassen.

Zu den häufigsten Dokumenten gehören:

• Offerten und Angebote
• Produkt- und Unternehmenspräsentationen
• Verträge
• Vollmachten
• Bescheide
• Formulare
• Berichte

Diese Liste ist nicht abschliessend und Sie finden eine ausführliche Liste unter Darum primedocs.

Die Einführung einer Vorlagen-Software wie primedocs ist branchenübergreifend sinnvoll, besonders wenn in Ihrem Unternehmen mindestens 10 Benutzer regelmässig mit Microsoft Office-Dokumenten arbeiten.

Die primedocs Vorlagen-Software wird von über 500 zufriedenen Kunden und führenden Unternehmen aus dem öffentlichen Sektor, der Finanz- und Versicherungsbranche, dem Consulting, der Pharmaindustrie, dem Bauwesen und weiteren Branchen genutzt. Erfahren Sie mehr darüber unter primedocs Referenzen.